Отпускные дни. Больные дни. Личные дни. Каникулы. К потенциальному огорчению вашего босса, это неизбежность баланса между работой и личной жизнью: вы проведете некоторое время вдали от своего рабочего места, и это будет больше, чем просто перерыв на обед. И для миллионов офисных работников в те дни, когда вы не прикованы к клавиатуре, абсолютно необходимо одно: сообщение об отсутствии на работе.
Теперь создание идеального сообщения об отсутствии на рабочем месте - это искусство и наука. Он должен быть профессиональным, но представительным, лаконичным, но информативным, грубым и вежливым. «Главное - прояснить следующие пять вещей», - говорит Джейн Скаддер, сертифицированный тренер по жизни, лидерству и карьере, а также профессор бизнес-школы Университета Лойола в Чикаго. «Когда тебя нет; когда ты возвращаешься; проверяешь ли ты электронную почту или нет; будь ты доступен по телефону или нет; и к кому обращаться в твое отсутствие». После этого она говорит: «Остальное - просто стиль!»
Имея это в виду, вот ее рекомендуемый формат, который будет работать для любой ситуации:
Спасибо за твое электронное письмо. Я работаю с среды 15 ноября по пятницу 17 ноября без доступа к электронной почте. Если это срочно, пожалуйста, свяжитесь по адресу. В противном случае я отвечу на все сообщения, когда вернусь .
Как видите, вам не нужно говорить, почему вы вышли; это не твое дело, кроме твоего и, в зависимости от обстоятельств, твоего босса. Скаддер также обязательно заметит, что указание вашего телефона или адреса электронной почты также является необязательным, но хорошо, если вы «укажете, что будете периодически проверять». Вы также можете заметить, что это «все сообщения», а не «ваше сообщение». Хотя может возникнуть соблазн персонализировать ваше сообщение об отсутствии на работе, использование «всех сообщений» даст получателю тонкое напоминание о том, что, эй, вы анализируете большое количество сообщений электронной почты - для ответа может потребоваться некоторое время.
Напоследок заметка о датах. Есть некоторые разговорные разногласия по поводу того, что означает диапазон дат в вашем сообщении: означает ли вторая дата, что вы возвращаетесь в тот день или это последний день, когда вы будете отсутствовать? На этом Скаддер тверд: это указывает на последний день, когда вы будете отсутствовать.
Несколько дополнительных правил, о которых следует помнить: если ваше нерабочее время охватывает выходные, и вы в понедельник вернетесь к рутинной работе, нет необходимости указывать предыдущее воскресенье в своем сообщении об отсутствии на работе; большинство людей не работают по выходным, поэтому до пятницы хорошо. Но если вы вернетесь на день позже на неделе, обязательно включите выходные в свое пространство времени, например, со среды, 15 ноября по вторник, 21 ноября .
Теперь, когда вы освоили составление сообщения об отсутствии на рабочем месте, прочитайте, почему вы должны постоянно оставлять его включенным - от того, кто навсегда оставляет его включенным.
Чтобы получить больше советов о том, как жить лучше всего, следуйте за нами на Facebook сейчас!
Ари Нотис Ари - старший редактор, специализирующийся на новостях и культуре.