Из всех вещей, которые вызывают нелепое напряжение в жизни, электронная почта, безусловно, важная персона. И, учитывая, что одно исследование показало, что 28 процентов средней рабочей недели тратится на чтение и ответ на электронные письма, определенно стоит попытаться выяснить, как лучше справиться с этим. Будь то ночные электронные письма от вашего босса, которые приводят вас в движение, или просто огромное количество электронных писем, забивающих ваш почтовый ящик в целом, вот 27 способов, которыми вы можете стать беззаботным пользователем электронной почты прямо сейчас. И чтобы узнать больше о том, как овладеть этим искусством, мы все обязаны каждый день, см. 17 электронных рассылок Genius, которые улучшат вашу жизнь.
1 Отписаться Отменить подписку. Отменить подписку.
Shutterstock
Вы уже получаете тонны писем от знакомых, поэтому все письма, приходящие из магазинов, онлайн-публикаций и других случайных мест, только еще больше загромождают ваш почтовый ящик. Пройдите и отмените подписку на места, которые вас не интересуют. А если их слишком много, чтобы справиться самостоятельно, воспользуйтесь сервисом, подобным Unroll.me, который поможет вам избавить свой почтовый ящик от сотен стрессовых подписок за считанные минуты.
2 Оставайтесь в автономном режиме во время отпуска.
Отпуск означает, что вам не нужно слышать ни одного запроса от вас, даже в форме электронной почты. Так почему же вы все еще проверяете в свободное время? В тот момент, когда вы отправляетесь в поездку, включите сообщение об отсутствии на работе для всех, кто отправляет вам что-то, и вы не осмеливаетесь подумать о регистрации. Конечно, менеджеры не совсем подходят для того, чтобы дать своим сотрудникам личное пространство, когда они не работают, но у вас есть полное право наслаждаться электронной почтой и без стресса. Цифровой детокс, вот и ты. А для более удивительных способов максимально эффективно использовать свою электронную почту, ознакомьтесь с 15 способами, которые вы пишете неправильно.
3 Иди пером и бумагой.
Shutterstock
Иногда быть пользователем электронной почты без стресса означает отойти от технологий и взять хорошую ручку и бумагу. Согласно исследованиям Гарвардской бизнес-школы, составление «списка ответов» на входящие электронные письма, на которые вы должны ответить, поможет вам более эффективно их проходить. Как только вы составили свой список, ответьте на то, что на самом деле нужно ответить, и забудьте все остальное.
4 Используйте функцию «Умный ответ» в Gmail.
5 Ограничьте вашу электронную почту одним устройством.
В эти дни у вас есть доступ к своей электронной почте везде, куда вы включаете: ваш ноутбук, телефон, планшет и ваши умные часы (если, вы знаете, у вас есть один из них). Да, это много уведомлений. Опрос, проведенный Future Work Center, показал, что у тех, кто получал электронные письма на свои устройства, уровень стресса был выше - это слишком много данных, чтобы один человек мог с ними справиться и при этом оставаться в здравом уме. Вместо этого, попробуйте проверить свою электронную почту только на одном устройстве, а не на всех. И чтобы узнать больше о том, как овладеть этим повседневным искусством, не пропустите 15 рассылок Cold Open Business, которые выделяют вас.
6 Проверяйте свою электронную почту только в определенное время.
7 И определенно не проверяйте это утром или ночью.
Shutterstock
Технология позволяет людям работать круглосуточно, если они этого хотят: вам действительно никогда не придется отключаться. Это, безусловно, хорошая вещь, чтобы сохранить часть вашего дня без электронной почты, хотя. По словам ребят из Future Work Center, участники опроса сказали, что проверка их сообщений утром или позже ночью повысила уровень стресса. А как это не может? Вы видите вещи, которые только приводят к большему давлению со стороны вашего босса, ваших знакомых и всех остальных в вашей жизни. Отключив, вы, наконец, дадите себе шанс восстановить энергию.
8 Заполните поле «to» последним.
Shutterstock
Сколько раз вы отправляли письмо, прежде чем были готовы его отправить? Или понял, что сделал ошибку после нажатия на эту кнопку? Как может засвидетельствовать любой, это не очень хорошее чувство. В Gmail есть функция «Отменить», которая позволяет вам на короткое время «отсылать» электронные письма, но, во-первых, есть один простой способ избежать любых сбоев. Пока ваша электронная почта не будет вычитана и готова к отправке, оставьте поле «Кому» пустым. Затем, когда вы будете готовы к отправке, вы можете ввести имя получателя и получить электронное письмо без каких-либо ошибок.
9 Не оставляйте свою электронную почту открытой весь день.
Если вы относитесь к тому типу людей, которые всегда открывают свою электронную почту и постоянно отвлекают мои входящие сообщения, немедленно прекратите эту привычку. Согласно данным опроса, предоставленным Future Work Center, те, кто весь день просматривал свою электронную почту, испытывали большее давление со стороны этих электронных писем. Поэтому соблюдайте минимальные проверки, чтобы снизить стресс.
10 Пройдите в папку «Входящие» по порядку.
Обычно в вашем почтовом ящике просматривают самые приоритетные письма, на которые нужно ответить в первую очередь, но, по словам писателя Брайана Кристиана, это только приведет к огромной трате времени. Вместо этого он говорит начать с вершины, а затем идти вниз, решая, что нужно ответить, а что нет, пока вы не пройдете весь путь.
11 Установите жесткую остановку.
Сказать, что вы не будете проверять свою электронную почту ночью, может сработать, но знаете, что работает еще лучше? Устанавливая фактическое время отключения, вы больше не можете сканировать свой почтовый ящик. Вместо того, чтобы оставлять правило таким открытым, наличие точного момента, чтобы отключиться и наслаждаться вечерним отдыхом без электронной почты, существенно меняет уровень стресса. И чтобы узнать больше о способах уничтожения и уничтожения технологий, изучите 20 способов убить время без смартфона.
12 Безмолвных уведомлений.
Независимо от того, сколько раз вы настроили проверить свою электронную почту в течение дня, вы никогда не должны получать эти уведомления. Давайте будем реальными: если вы увидите, что эти пинг-сообщения всплывают, вы, несомненно, по-прежнему испытываете стресс. Просто отключите их и сделайте свой рабочий стол и телефон немного тише, и все будет иметь значение для вашего благополучия.
13 Держите ваш почтовый ящик чистым и организованным.
Shutterstock
Точно так же, как вы бы содержали свое рабочее место в чистоте, вы также хотите, чтобы ваш почтовый ящик был аккуратным. Согласно исследованиям Мичиганского университета, одним из способов справиться со стрессом, связанным с электронной почтой, является использование некоторых внутренних организаторов, доступных вам в вашем почтовом ящике. Создайте папки для упорядочения ваших электронных писем по категориям, пометьте их и назначьте им приоритеты, а также настройте фильтры для упорядочения электронных писем по мере их поступления в ваш почтовый ящик.
14 Не читайте электронные письма в выходные дни.
Если вам может показаться, что вы не работаете в выходные, вы просто следите за тем, какие письма приходят, но, делая это, вы не позволяете себе по-настоящему отключиться и снова включиться в течение следующей недели. Если соблазн всегда есть, просто удалите приложение Gmail со своего телефона в пятницу после работы и верните его в понедельник. (Отчаянные времена требуют отчаянных мер.) Или установите службу, которая приостанавливает ваш почтовый ящик.
15 приостановить входящие.
Чтобы приостановить входящие сообщения, используйте такой инструмент, как «Входящая пауза», который работает как для Gmail, так и для Outlook. По сути, он останавливает поступление новых писем, пока вы не решите разрешить их снова. Будь то в течение дня, когда вы пытаетесь провести выходные, это, несомненно, даст вам некоторое спокойствие.
16 Воспользуйтесь услугами электронной почты.
Shutterstock
Если из-за сотен неоткрытых электронных писем, которые вы до сих пор не прочитали, просто просматривая входящие сообщения, вы чувствуете себя перегруженным, воспользуйтесь такой услугой, как Sane Box. Это поможет вам очистить папку «Входящие» и упорядочить содержимое, разместить важные электронные письма там, где вы можете их видеть, отправлять отвлекающие электронные письма в папку, которую вы сможете просмотреть позже, и размещать информационные бюллетени и подписки в одном месте. По сути, это станет вашим лучшим другом для борьбы со стрессом. И чтобы узнать больше о том, как избавиться от стресса, узнайте о том, как социальные сети подчеркивают нас.
17 Сортировать входящие через приложение.
Один из самых простых способов упорядочить свой почтовый ящик - это сделать через Sortd, который позволяет выложить все подряд. Имея свой почтовый ящик слева и списки категорий справа, вы можете перетаскивать электронные письма в различные настраиваемые разделы, такие как «сделать» и «завершить», так что вы можете получить менее напряженный вид на свой почтовый ящик.
18 Не спать на BCC.
Shutterstock
Вы когда-нибудь попадали в сеть электронных писем, с которыми вам абсолютно не хотелось иметь дело? Иногда, если вы делаете знакомство между двумя людьми, вы в конечном итоге вступаете в их нить на всю жизнь и продолжаете получать пинг о вещах, которые вообще не относятся к вам. Если вы когда-либо входите в число тех, кто работает вперед-назад, избавьте третье колесо от стресса и перенесите их в BCC - «слепую копию» - после введения. И если вы тот, кто оказался в безумии, спросите, могут ли другие люди в группе добавить вас в BCC, чтобы держать вас в курсе.
19 Поговорите со своим боссом.
Shutterstock
Если вы не знаете, чего ожидает ваш начальник от ответа на электронные письма в нерабочее время, вы испытываете стресс, поговорите с ними о том, что они ищут во время ответа, говорят исследователи из Университета штата Мичиган. Надеемся, что они ценят баланс между работой и личной жизнью и не ожидают, что вы ответите им о вещах поздно ночью или в выходные дни, что позволит вам полностью расслабиться, когда вы не на службе. И если вы хотите быть уверенными в том, что конвои пойдут гладко, подготовьтесь, взявшись за бонусы в 15 Признаках, что ваш босс психопат.
20 Возьмите «отпуск по электронной почте».
Иногда бывает очень сложно добиться цели, зная, что ваша электронная почта ждет вас, чтобы просмотреть ее. Если вам нужно непрерывное время для работы над проектом, сообщите своей команде, что вы берете отпуск по электронной почте - отключитесь на полдня, чтобы сосредоточиться и выполнить свою работу - предложите исследователей из Мичиганского университета.
21 Держите вещи организованы в срок.
22 Используйте 3-секундное правило
Shutterstock
Нет, это правило не имеет ничего общего с едой, которая упала на пол. По словам Джона М. Грохола, доктора психологических наук, люди тратят много времени, пытаясь понять, что делать с определенными электронными письмами. Вместо этого этот процесс не должен занимать более трех секунд. Чтобы снизить уровень стресса, быстро решите, хотите ли вы ответить, удалить, заархивировать или сохранить письмо на потом. Это может показаться поспешным решением, но оно поможет вам быстрее пролистать свой почтовый ящик.
23 Используйте функцию расписания.
Shutterstock
Иногда, когда что-то не срочно, вам не хочется сразу же отправлять письма по электронной почте. Вместо этого, избавьтесь от некоторого стресса, написав его и запланировав его рассылку через несколько дней, порекомендуйте людей из Гарвардской школы бизнеса. Таким образом, вы снимаете это с груди, но у вас еще есть время, прежде чем вам придется снова с этим справляться.
24 Измените «непрочитанные» электронные письма на «прочитанные» навалом
Shutterstock
Как только вы нажмете определенное количество непрочитанных писем, пути назад уже не будет: вы никогда не собираетесь пробираться через все это, и, честно говоря, вы, вероятно, уже обратились к тем, которые в любом случае были очень важны. Чтобы уменьшить стресс, возникающий из-за ежедневного появления «3478 непрочитанных писем», измените их на массовое чтение. Каждая система электронной почты отличается, но процесс, как правило, довольно прост. (Вы также можете удалить их навалом, но это может быть еще более стрессовым, если они просто… ушли.)
25 Поддерживать разделение между работой и личностью.
Shutterstock
Трудно держать вещи прямо, когда у вас есть работа и личные письма в одном месте. По мнению эксперта по производительности Паулы Риццо, именно поэтому вы должны приложить максимум усилий, чтобы разделить их. «Таким образом, вы будете настроены по-разному, когда будете просматривать каждый из них. Это значительно облегчает управление, когда вы знаете типы электронных писем, которые увидите до того, как откроете свой почтовый ящик. Это также значительно упрощает расстановку приоритетов»., " она сказала.
26 Не стесняйтесь игнорировать определенные электронные письма.
Shutterstock
Может быть страшно игнорировать электронные письма, но, хотите верьте, хотите нет, не на все нужно реагировать. Если вы возьмете его у исследователей Гарвардской школы бизнеса, это будет простой способ избавиться от некоторого стресса: если что- то настолько важно, это то, что всплывет снова.
27 Не разрешайте конфликты по электронной почте.
Дуэль по электронной почте может звучать намного лучше, чем делать это лицом к лицу, но это никогда не заканчивается хорошо. Согласно исследованиям Мичиганского университета, разрешать конфликты в почтовом ящике - плохая идея, и в конечном итоге это вызовет у вас еще больший стресс. Вместо этого, либо встречайтесь лично, либо звоните им, чтобы решать вопросы более эффективно. И для более удивительной офисной мудрости, изучите 60 лучших 60-секундных хаков производительности.
