Когда дело доходит до электронной почты, вы можете думать, что знаете все, что нужно знать. В конце концов, по данным исследовательской фирмы The Radicati Group, большинство из нас отправляют и получают в среднем 121 электронное письмо в день . Но даже при том, что вы, вероятно, тратите значительную часть каждого дня, трудясь в своем почтовом ящике, вы все равно, вероятно, могли бы изучить вещь или два. На самом деле, существует множество правил этикета электронной почты, которые регулярно исключают вас и множество других людей из вашего списка контактов. Хотите быть уверенным, что вы вежливы в электронном виде? Вот 17 золотых правил электронной почты, которые вы, вероятно, не знали, но должны знать.
1 Ответьте в минуту, когда вы получите электронное письмо, даже если вам нужно больше времени.
Shutterstock
Никто не ценит получение ответа на электронное письмо через несколько недель после его отправки. Фактически, опрос 2018 года, проведенный консалтинговой фирмой Toister Performance Solutions, показал, что 41 процент людей ожидают ответ от своих коллег по электронной почте в течение часа. (Начните составлять заметки с извинениями в вашем бухгалтерии сейчас!)
Конечно, некоторые ответы по электронной почте призывают вас обдумать свои мысли и составить взвешенное сообщение. В этих случаях решение простое: ответьте в течение нескольких минут, чтобы сообщить отправителю, что вы получили их сообщение, но потребуется немного больше времени, чтобы разобраться. Таким образом, они знают, что вы учли их электронную почту, а не просто игнорировали их.
2 Используйте «Ответить всем» с осторожностью.
Shutterstock
Существует принципиальная разница между вариантами «Ответить» и «Ответить всем». И тем не менее, многие пользователи электронной почты, к сожалению, не осознают этого. Если вы один из них, знайте, что когда вы выбираете последнее, каждый получатель, которому было отправлено сообщение CC в исходном сообщении, получает ваш ответ - и чаще всего вам не нужно заполнять почтовые ящики каждого.
Эти ненужные массовые сообщения являются таким бичом, есть разговорный термин, чтобы описать их: «Ответить Allpocalypse». Итак, в следующий раз, когда вы отвечаете на массовое электронное письмо, подумайте, кому действительно нужно прочитать ваш ответ: всю компанию или просто отправителя?
3 Если вы хотите получить ответ от кого-то, не передавайте его.
Shutterstock / Джейкоб Лунд
Когда вы отправляете кому-то сообщение по электронной почте (что означает, что вы его «копируете»), это, как правило, означает, что вы хотите держать их в курсе, но не обязательно ищете ответ от них. И, как предупреждает специалист по обучению Даниэль Вальц, неправильное использование опции CC может привести к проблемам со связью.
«Удерживая ваших коллег во многих электронных письмах, они могут перестать воспринимать ваши электронные письма как важные и могут помещать их непосредственно в« справочную папку »или« читать позже », - написала она в сообщении LinkedIn. «Это может привести к тому, что в будущем будет упущена важная информация».
Поэтому, если вы ожидаете ответа от кого-то, укажите его адрес электронной почты в поле «Кому» и экономно используйте функцию «CC».
4 Понять, когда и когда не следует использовать BCC.
Shutterstock
Поле BCC является еще более сложным, постоянно уклоняясь даже от самых опытных пользователей электронной почты. Но давайте разберемся с этим: BCC означает «скрытая копия», поэтому, хотя он и похож на CC-ing, BCC-ing не отображает электронную почту этого человека другим получателям, то есть никто в цепочке не увидит, что вы включил их.
Итак, когда можно использовать BCC? Журнал Hillel Fuld of Inc. говорит, что он предназначен исключительно для массовых рассылок или когда кто-то знакомит вас по электронной почте с кем-то еще.
«В любом другом случае, когда вы пишете кому-то по электронной почте, а кому-то еще BCC, вы нечестны - нравится вам это или нет», - отмечает Фулд. «Вы отправляете электронное письмо на лицо X и без его ведома, позволяя человеку Y подслушивать ваш разговор. Person X не знает, что кто-то еще читает это письмо, хотя на самом деле вы тайно отправили его и кому-то еще».
5 Используйте восклицательные знаки экономно.
Shutterstock
Легко бросить восклицательный знак в ваших письмах здесь и там, но постарайтесь не заводить его. Хотя они исторически использовались для обозначения волнения, в электронном письме восклицательные знаки могут быть легко приняты за ложность или пассивную агрессивность.
«Использование ненужного восклицательного знака в электронной почте может легко разрушить основной смысл вашего текста», - объясняет Анна Верасай в HR Digest . «Используйте его только тогда, когда вам нужно подчеркнуть что-то важное. Подумайте о том, как ваш читатель может интерпретировать сообщение, когда он его читает».
6 Будьте осторожны при использовании юмора.
Shutterstock
Все время от времени любят хорошую шутку, но поскольку тон может быть неверно истолкован, когда он не соответствует лично, лучше не указывать шутки в ваших письмах. «Зарезервируйте юмор для телефонного звонка или лично», - написал профессор делового письма Дэвид Сильверман в « Harvard Business Review» . «Таким образом, когда на другом конце очереди или на дальнем конце стола заседаний ошеломленная тишина, я могу сказать:« Я думаю, вы, возможно, не понимаете, каким я смешным считаю себя, и, учитывая это, я поверь, я сейчас остановлюсь ».
А если серьезно: основополагающее исследование 2005 года, опубликованное в журнале «Личность и социальная психология», показало, что, хотя отправители предсказывали, что их получатели смогут точно расшифровать свой тон в 80 процентах случаев, получатели на самом деле могли точно прочитать только тон 56 процентов время.
7 Пропустить сленг.
Shutterstock
С ростом обмена мгновенными сообщениями сокращенные формы английского языка стали более широко использоваться - например, «вы» для «вы» или «хочу» вместо «хочу». Но, точно так же, как юмор не часто придерживается, когда дело доходит до электронных писем, сленг похож на запрет. Согласно одному опросу OnePoll, 37 процентов людей считают, что использование сленга на рабочем месте недопустимо, а 55 процентов заявили, что пропускают «лол», когда дело доходит до отправки письма вашему боссу.
8 Обратите внимание на сюжетную линию.
Shutterstock
Тематические строки просты, но необходимы. А поскольку большинство электронных писем читаются на мобильных устройствах - 55 процентов, по данным компании Return Path, занимающейся доставкой электронной почты, - их важно пригвоздить. Короткие, краткие и прямые сюжетные линии являются лучшими. Цель вашей электронной почты должна быть четко указана, и вы должны ограничить ее пятью словами или менее, потому что мобильные устройства обрезают любые слова после этого.
9 Включите подпись.
Shutterstock
Вы когда-нибудь получали письмо от кого-то и задавались вопросом: "От кого это?" Хотя адрес отправителя может дать вам несколько подсказок о том, кто они, иногда этого недостаточно. Подпись в конце вашего электронного письма может немедленно информировать получателя о том, кто вы, чем вы занимаетесь и как они могут в дальнейшем связаться с вами.
Ребята из интегрированного маркетингового агентства Ocreative говорят, что иметь ящик для подписи по электронной почте - это все равно, что вручать человеку визитную карточку каждый раз, когда вы отправляете электронное письмо. Если у вас его еще нет, добавьте подпись, включающую ваше полное имя, должность, номер телефона, адрес электронной почты, веб-сайт и логотип компании.
10 Помни, чтобы ПОЦЕЛУЙ (сделай это коротким и простым).
Shutterstock
Метод KISS - это то, чему большинство из нас учили в начальной школе, но это не значит, что в дальнейшей жизни он менее необходим. Boomerang, приложение для работы с электронной почтой, исследовало ключевые методы получения большего количества ответов на электронные письма. Их самый большой вынос? Лучше всего писать так, как будто тебе восемь лет.
Их исследование показало, что электронные письма, которые были написаны на уровне чтения третьего класса, были на 36 процентов более вероятными, чем ответы, написанные на уровне чтения колледжа.
11 Обращайте внимание на вложения.
Shutterstock
Вложения иногда являются необходимой частью процесса электронной почты, но вы должны хорошо знать, как их использовать, прежде чем прикреплять их с помощью отказаться. В длинных цепочках электронной почты они иногда могут остаться незамеченными или пропущены, и неожиданные вложения, как правило, также не раскрываются, поскольку получатели опасаются электронных вирусов.
Лучшее решение - вынести ваши вложения в теле письма. Грамматика говорит, что лучший способ уведомить получателя вложения - это добавить в конце вашего письма сообщение, в котором будет что-то вроде «Я прикрепил» или «Пожалуйста, обратитесь к приложенному для получения более подробной информации».
12 Стандартизируйте свой шрифт.
Shutterstock
Хотя играть со стилями шрифтов и цветами может быть весело, в профессиональном мире нет места ярко-розовым Comic Sans. Оказывается, использование шрифтов чрезвычайно важно, когда речь заходит о цифровой связи, по словам Колина Уилдона, автора книги « Тип и верстка: общаетесь ли вы или просто делаете красивые фигуры»? «Можно выбить три четверти наших читателей, просто выбрав неправильный тип», - сказал он американским писателям и художникам.
Так какие шрифты вы должны придерживаться, когда дело доходит до электронных писем? MageMail рекомендует Georgia, Verdana, Times New Roman, Trebuchet MS или Arial.
13 Корректируй все.
Shutterstock
Когда вы пишете письмо, скорее всего, вы совершите ошибку; в конце концов, вы только человек. Однако ошибки часто не замечаются, когда дело доходит до рабочих писем. В опросе Grammarly, в котором приняли участие около 2000 респондентов, 67 процентов заявили, что делать опечатки в электронных письмах было бы неприемлемо, в то время как только 6 процентов считают это допустимой ошибкой.
14 Введите адрес электронной почты последним.
Shutterstock
Самый простой способ убедиться, что вы не отправляете электронное письмо до того, как оно будет готово или до того, как оно будет очищено от каких-либо опечаток? Подождите, пока все не будет в форме подсказки, прежде чем вводить адрес электронной почты получателя. Как вы знаете, ошибки в электронной почте - один из самых простых способы произвести неправильное впечатление.
«Проблема заключается не только в профессионализме», - сказала Forbes Карен Кесслер, президент Evergreen Partners. «На карту поставлена репутация сотрудника и компании или организации. Мы видели, что плохие решения по электронной почте приводят к негативным последствиям для сотрудника - увольнения, а также для организации - судебных разбирательств».
15 И трижды проверьте имя получателя.
Shutterstock
Одна большая ошибка, которую вам следует избегать, - это неправильное написание имени получателя, поэтому не забудьте выполнить тройную проверку, прежде чем нажать «Отправить». Многие люди считают, что неправильное написание имени лениво и невнимательно, особенно если в адресе электронной почты указано правильное написание. Что делать, если вы случайно допустили эту ошибку? Кэтрин Шенли, владелец My Red Pen Editing, говорит, что немедленное извинение является ключом к поддержанию вашего авторитета.
16 Для профессионального бизнеса используйте профессиональный адрес электронной почты.
Shutterstock
Хотя личный адрес электронной почты можно использовать при переписке с друзьями или семьей, не пускайте его в профессиональную сферу бизнеса. Это особенно важно в ситуации потребитель-продавец. Опрос GoDaddy, проведенный в 2016 году среди 1000 американцев, показал, что 75 процентов считают, что наличие профессиональной электронной почты является важным фактором доверия к онлайн-бизнесу, а 33 процента сомневаются в законности продавца, если используют персональный адрес электронной почты.
«Вы никогда не забудете первое впечатление, ни в реальной жизни, ни в Интернете», - заявил в заявлении директор по продукту GoDaddy Стивен Олдрич. «Часто ваше первое прямое взаимодействие с клиентом происходит по электронной почте, и поэтому очень важно выглядеть профессионально в этом контексте».
17 Помните, что всем можно поделиться.
Shutterstock
Важно ли помнить, что все, что вы пишете в электронном письме, может видеть кто-то, кроме предполагаемого получателя, будь то переадресация, пересылка BCC или просто мигание телефона. Поэтому все ваше электронное общение должно быть профессиональным и без риска. В конце концов, электронные письма могут быть даже допустимы в суде, поэтому лучше никогда не отправлять ничего, что могло бы быть использовано против вас позже. И чтобы узнать больше о том, как улучшить свою трудовую жизнь, ознакомьтесь с 25 хитростями Genius для работы умнее и не труднее.
Чтобы узнать больше удивительных секретов о том, как прожить свою лучшую жизнь, нажмите здесь, чтобы подписаться на нас в Instagram!
Кали Коулман Кали является помощником редактора в Best Life.