Шестипунктные три. Вот сколько часов, согласно недавнему исследованию, проведенному по заказу технологического гиганта Adobe, американцы тратят в среднем на ответы на электронные письма каждый день. Другими словами: вы тратите целую треть своей бодрствующей жизни, приклеенную к почтовому ящику, отвечая на цепочки сообщений, которые, честно говоря, могут быть хешированы в течение пятиминутного чата IRL. Что-то должно дать.
К счастью, получить что-то, что можно дать, во многих случаях так же просто, как нажать кнопку. Внедрив ряд проверенных тактик, вы можете сократить время, потраченное на электронную почту, до нуля. Подумайте: сколько времени вы бы сэкономили, если бы вам никогда не приходилось вручную снова загружать вложение? Или что, если бы вы могли вытащить поспешно отправленное электронное письмо из эфира, сэкономив вам время (и панику!), Потраченное на составление письма «Мне очень жаль, я не хотел отправлять это»?
Да, все это интернет-джиу-джитсу возможно. Ниже мы собрали 17 лучших хаков для экономии времени, улучшения жизни и повышения эффективности электронной почты. Так что читайте дальше, потому что этот обреченный почтовый ящик ждет ноль. И чтобы получить больше возможностей максимально эффективно использовать свои 6, 3 часа, не пропустите 15 писем Cold Open для бизнеса, которые выделяют вас.
+1 Массово отписаться.
Shutterstock
Хорошая ставка на то, что ваш почтовый ящик во время финала захламлен как старшее общежитие. Также стоит поспорить, что большая часть этого беспорядка происходит из-за ежедневных или еженедельных электронных писем от розничных продавцов, организаций и других информационных бюллетеней, которые вы, возможно, подписывали на протяжении многих лет. Используя Unroll.me, вы можете отследить все списки, в которых вы можете быть, и отписаться от любого, от которого вы больше не хотите получать информацию. Фактически, один редактор Best Life смог использовать Unroll.me, чтобы точно определить колоссальные 135 подписок. Сколько ты приедешь? А сколько вы могли бы обойтись без?
2 Включите сочетания клавиш.
Shutterstock
Мы все знаем основные сочетания клавиш. ( Команда-A : выбрать все. Команда- C : скопировать. Команда- P : вставить. И т. Д.) Но пользователи Gmail могут включить расширенный набор ярлыков. Сначала зайдите в настройки. Нажмите на общую вкладку. Примерно в середине вы увидите опцию сочетания клавиш, по умолчанию отключенную. Включите его, и вы получите доступ к этим простым клавишам:
- C : начать новое сообщение
- Shift- C : начать новое сообщение в новом окне
- D : начать новое сообщение в новой вкладке
- F : переслать сообщение
- #: удалить сообщение
- Shift- I : пометить сообщение как прочитанное
- Shift- U : пометить сообщение как непрочитанное
- Command- S : сохранить сообщение
3 А потом их автоматизировать.
Shutterstock
Если у вас возникли проблемы с запоминанием этого списка сочетаний клавиш, Keyrocket, плагин Google Chrome, будет напоминать вам при вводе текста. (Неинвазивно, конечно.) И чтобы узнать больше о способах повышения производительности, изучите 15 способов удвоить свою производительность в два раза.
4 Используйте хэштеги.
Да, действительно, фирменный организационный инструмент социальных сетей работает и для электронной почты. Добавьте один или два хэштега в конце своей подписи - часть электронного письма, которая обычно обрезается, чтобы получатели не видели и не судили ваш тег "#workhardplayhard" - для удобства поиска. Просто введите хэштег в поле поиска в верхней части вашего почтового ящика, и вы увидите все письма, закодированные с ним.
5 Включите опцию «unsend».
Shutterstock
Мы все были там: вы пишете письмо, отправляете его в эфир и сразу понимаете, о нет, это сообщение не было готово к отправке. Оказывается, вы можете вернуть свои сообщения с края, установив полезную задержку. На Gmail, например, зайдите в настройки, затем общие. Вы найдете кнопку отмены в качестве пятого варианта. Включи это. Вы можете выбрать из выпадающего меню 10-секундные интервалы; они будут определять, сколько у вас есть времени, прежде чем ваше сообщение будет отправлено навсегда.
6 Установите эту функцию на 10 секунд.
Shutterstock
Совет: если вы используете электронную почту как службу обмена мгновенными сообщениями, мы рекомендуем установить для кнопки отмены значение 10 секунд. Таким образом, ваши ответы не будут отправлены с полминутой задержкой. Нет, 30 секунд звучат не так уж и много, но давайте скажем так: если бы выбранная вами служба обмена мгновенными сообщениями (Slack, GChat, Facebook Messenger - что угодно!) Удерживала каждое исходящее сообщение в течение этого времени, ваши контакты быстро разозлились бы.
7 Или просто заполните поле «до» последним.
Shutterstock
Это хорошая привычка, ребята. (Смотрите предыдущие два слайда.)
8 Используйте этот знак.
«Для электронного письма, которое начинается с приветствия« привет »или« привет », закрытие, такое как« лучший », будет непротиворечивым», - говорит Патриция Нейпир-Фицпатрик, основатель и президент The Etiquette School of New York. «« Лучший », хотя и чрезмерно используемый, является одним из самых безопасных закрытий в целом, потому что он безобиден и универсально уместен». Это верно: несмотря на безудержное злоупотребление, «Лучший» - единственный лучший способ подписать ваши письма.
9 И это подпись электронной почты.
Когда вы находитесь в дороге, по крайней мере, вы захотите отказаться от назойливых, неприятных фраз («Пожалуйста, простите за любые опечатки». «Отправлено с моего процессора мощностью 1, 21 ГВт». «Отправлено с моего iPhone. ") вместо чего-то простого, элегантного, прямолинейного:" Отправлено с дороги ". По словам Бена Даттнера (Ben Dattner), исполнительного тренера, он проверяет все эти поля, а также вызывает атмосферу Керуака. Неудивительно, что это подпись на смартфоне One Email, которую должен иметь каждый.
10 И это сообщение об отсутствии на работе.
По словам Джейн Скаддер, профессора бизнес-школы Чикагского университета Лояла, когда вы заполняете сообщение об отсутствии на работе, вам следует придерживаться следующего формата:
Спасибо за твое электронное письмо. Я работаю со вторника, 12 июня по пятницу, 15 июня без доступа к электронной почте. Если это срочно, пожалуйста, свяжитесь по адресу. В противном случае я отвечу на все сообщения, когда вернусь .
Чтобы узнать подробности на уровне мелочей, например, закончить ли сообщение в последний день или в первый день - или указать номер телефона, которого нет, - просто обратитесь к нашему откровенно слишком полному руководству по этому вопросу.
11 Измените плотность отображения.
Пользователи Gmail могут выбирать из трех различных плотностей отображения для своих входящих сообщений: удобные, удобные и компактные. Плотность экрана влияет не более чем на то, сколько пробелов существует между каждым сообщением на дисплее входящих сообщений. Это немного больше, чем вопрос предпочтений, но подумайте об этом, ну, в общем, курсовая работа. Комфортный, как расстояние между двумя линиями, где уютный - это расстояние между одинарными линиями, а компактный - как расстояние между половинными линиями.
12 Не забудьте заархивировать.
Shutterstock
Вы можете удалять электронные письма из своего почтового ящика без необходимости полностью удалять их из папки для мусора. «Архивируя» отдельные сообщения, они сразу же станут скрытыми от вашего почтового ящика и всех ваших папок. Но вы все равно можете отследить их, если необходимо, с помощью функции поиска. В Gmail вы можете мгновенно архивировать сообщения после их открытия, нажав на маленькую букву «х», которая появляется рядом со строкой темы.
13 Следуйте правилу двух минут.
Shutterstock
Отстаиваемое экспертами по продуктивности всех мастей, правило двух минут - верный способ справиться со стрессом, связанным с электронной почтой. Вот как это работает: если вы можете ответить на электронное письмо и забыть о нем через две или менее минут, решите его немедленно. Если нет, откажитесь от этого на потом.
14 Пакетные ответы по электронной почте.
Чтобы сократить количество времени, которое вы тратите на приклеенные к экрану данные, занятые обменом сообщениями, вы можете обозначить время своего дня как периоды «ответа по электронной почте». (Может быть, это час утром и 90 минут после обеда. Может быть, это три часа после обеда. Что бы ни работало для вас!) Тогда отвечайте только на электронные письма в течение этих временных рамок - и никогда за их пределами.
15 Ограничьте ваши письма на 140 символов.
Да, как твит (или, по крайней мере, твит до революции 280). Эндрю Торба (Andrew Torba), генеральный директор социальной сети Gab, в своем сообщении Medium сообщил, что лучше делать ваши электронные письма максимально короткими. «Я хотел бы помочь вам решить проблему X. Я делаю Y и Z предложили нам подключиться. Вы свободны общаться?» Там нет необходимости для цветочных приветствий вообще.
16 Установите вложения для автоматической загрузки.
Shutterstock
Если это, то то (IFTTT), приложение, оптимизирующее электронную почту, может помочь вам установить, так сказать, определенный «язык», который вырежет кучу уловок посреднического типа. Например: если входящее электронное письмо имеет вложение, IFTTT автоматически загрузит его на ваш диск Google.
17 Не отвечайте на электронные письма в нерабочее время.
Ни для кого не секрет, что американцы перегружены работой, и, как показало исследование Adobe, большая часть этой перегрузки происходит от частой переписки по электронной почте. Вот почему в начале этого года члены городского совета Нью-Йорка представили законопроект, согласно которому компаниям будет запрещено требовать от сотрудников проверять электронную почту в нерабочее время. (Он основан на действующем в настоящее время во Франции законе, согласно которому компании с персоналом более 50 человек должны устанавливать строгие правила в отношении работы в нерабочее время, иначе им грозят финансовые штрафы.)
Ари Нотис Ари - старший редактор, специализирующийся на новостях и культуре.