Согласно исследованию, проведенному Workfront, провайдером управления на основе облачных технологий, средний сотрудник из США имеет 199 непрочитанных или неоткрытых электронных писем в своем почтовом ящике в любой момент времени. Если эта цифра звучит высоко, удачи вам, и если она звучит низко, возможно, пришло время тщательно пересмотреть ваш стиль коммюнике. Что еще более важно, однако, это не должно быть так. В то время как электронная почта стала синонимом чего-то, что является непосильным, отнимает много времени и утомительно, для нее еще не поздно выполнить свою выставку счетов как быстрый, простой и безболезненный способ общения друг с другом.
Ключ к управлению вашим входящим почтовым ящиком - наряду с бдительностью - знание уловок торговли. Дело в том, что существует целый ряд инструментов всех видов, которые были разработаны за эти годы единомышленниками, которые просто пытаются вырваться из-под своей непрочитанной почты. Но прежде чем вы сможете воспользоваться этими приемами - стать черным поясом для входящих сообщений - вы должны узнать, что это такое. Итак, без лишних слов, мы собрали 17 самых изящных, без излишеств и очень необходимых трюков, чтобы помочь раз и навсегда покончить с дебри вашего почтового ящика.
1 Играть в игру по электронной почте.
Shutterstock
Игра по электронной почте - это онлайн-игра, которая после входа в учетную запись электронной почты превращает управление почтовым ящиком в удовольствие. По сути, он циклически перебирает ваши электронные письма, предлагая вам выполнить действия по каждому из них по щелчку таймера, сохраняя счет, основываясь на том, сколько писем вы ответили сразу, а не отложили на потом. Хотя игра может быть приостановлена, позволяя вам получать более спокойную информацию о своих письмах, это отличный способ добавить немного азарта и конкуренции в иное сухое задание.
2 Оптимизация с Sortd.
Shutterstock
Вы когда-нибудь хотели, чтобы ваша учетная запись электронной почты была просто умнее? Ну, Сортд вроде как. Помимо размещения ваших учетных записей электронной почты на более удобной для просмотра веб-странице, он также включает функции, которые помогут вам оставаться в курсе вашей рабочей нагрузки. К ним относятся напоминания, виджеты, которые помогают упростить ваш список дел, и даже функция отслеживания, которая позволяет вам видеть, когда ваши сообщения были открыты. Это также позволяет вам легко делиться внутри группы, делая командные проекты более плавными.
3 Интегрируйте свои адреса электронной почты.
Shutterstock
Вы когда-нибудь хотели диверсифицировать учетные записи электронной почты - например, создать социальную, коммерческую и личную учетную запись - но беспокоитесь, что это сделает переход между ними еще одной разочаровывающей задачей? Ты не одинок. К счастью, Shift, бесплатное загружаемое приложение, позволяет интегрировать все ваши адреса электронной почты в одно изящное, удобное для глаз окно, благодаря чему переключаться между ними так же легко, как щелкать трекпадом. В качестве бонуса, он также включает в себя функции поиска, что означает, что вы можете просматривать все свои коммуникации одновременно - особенно полезно для тех коммуникаций, которые находятся на границе бизнеса и личного.
4 Отказ от подписи.
Shutterstock
В первые дни электронной почты форма воспринималась как физическое письмо и включала в себя приветствие, сообщение и подпись. Однако теперь, когда все завалены электронными письмами так, как это невозможно сделать с обычной почтой, правила изменились.
Во-первых, отпишитесь больше не нужно. Они все еще могут быть использованы для более формальных коммуникаций и при представлении себя, но в остальном нет необходимости тратить время на выбор между «лучшим» и «теплым». Проще говоря - мы прошли это.
5 Сортировка сообщений по приоритету.
Shutterstock
SaneBox - еще одно полезное программное обеспечение, которое, хотя и не является бесплатным (планы начинаются с $ 59 в год), может быть, того стоит. По сути, это позволяет вам сортировать электронные письма в зависимости от их срочности, включая «сейчас», «позже» и, для тех заметок, которые никогда не должны видеть свет, «черную дыру».
6 Реализуйте метод OHIO.
Держите это кратким.
Хотите получать ваши письма быстрее? Попробуйте ограничить себя фиксированным количеством слов в своем ответе. Хотя поначалу это может показаться неприятным, чем меньше слов вы используете в общении, тем больше времени у вас будет на руках. Тем не менее, не поддавайтесь своему побуждению добавить хеджирующие слова, такие как «возможно» и «я думаю», чтобы сначала смягчить то, что может показаться кратким языком - это может сделать вас менее авторитетным.
8 Сохраните шаблоны сообщений.
9 Опорожняйте свой мусор в конце каждого дня.
Shutterstock
Опорожнение мусора может быть стрессовым - в конце концов, когда он ушел, он ушел навсегда. Однако, если письмо действительно срочно и вы случайно удалили его, не совершайте ошибку: человек, пытающийся связаться, отправит его снова.
А еще лучше: очистка корзины в конце дня помогает убедиться, что ваша электронная почта хороша и пуста, когда вы проверяете ее утром, и может уменьшить страх, который вы испытываете, открывая этот почтовый ящик в начале дня.
10 Используйте индикатор конца сообщения.
Помещение EOM в конец строки темы - «конец сообщения» - говорит человеку, что сообщение не нужно открывать: необходимая информация уже передана. Это экономит время, когда электронная почта используется просто как напоминание. Используйте его и поощряйте других. Отсутствие необходимости открывать одно электронное письмо может показаться не слишком большой экономией времени, но это добавляет.
11 Удалите сообщения, которые вы не будете читать первыми.
Прежде чем что-либо открывать, удалите те электронные письма, которые явно не стоят вашего времени. И, учитывая, что до 45 процентов всех электронных писем являются спамом, но не обязательно попадают в папку со спамом, определенно стоит отбросить часть этого беспорядка. Очистив некоторые из кисти, вы сделаете остальные ваши почтовые задачи менее напряженными. И когда дело доходит до стресса, каждый бит, который вы уменьшаете, имеет значение.
12 Сделайте папки с файлами, которые подходят.
Shutterstock
Большинство адресов электронной почты предварительно загружены с несколькими папками - входящими, мусорными, архивными и т. Д., А иногда даже несколькими специальными, такими как путешествия, личные или деловые. Хотя это отличное место для начала, когда речь идет об организации электронной почты, они не должны быть единственными, на которые вы полагаетесь для организации ваших сообщений. Хотя вы по-прежнему можете использовать уже существующие папки, обязательно добавьте свои собственные, чтобы упростить поиск. Создайте папки для личных сообщений, контактов с общественностью или даже сообщений из школы ваших детей, и вы сможете сохранять важную информацию, которую они содержат, не оставляя эти сообщения, чтобы засорить ваш почтовый ящик.
13 Установите напоминания.
Shutterstock
«Бумеранг» - это еще одно загружаемое приложение, которое может упростить загрузку входящих сообщений в кратчайшие сроки. Первоначально известное как Baydin, новое имя больше подходит для его функции: позволяет пользователям выбрасывать электронные письма из поля зрения, только чтобы они возвращались, когда они вам нужны. Бесплатное приложение будет отправлять сообщения от вашего имени в указанные даты, например, для еженедельных напоминаний или ежемесячных счетов, и может удалять сообщения из вашего почтового ящика, пока они не потребуются. Кроме того, он может напоминать вам о том, что нужно следить за уже отправленными вами сообщениями.
14 Используйте пользовательские ярлыки и готовые ответы.
Shutterstock
Нельзя отрицать, что готовые ответы могут показаться роботизированными. Тем не менее, персонализированный ответ может быть инструментом экономии времени, который не жертвует вашей индивидуальностью. Наблюдайте за прошлыми сообщениями, чтобы увидеть, какие фразы вы используете чаще всего, и создайте их документ, чтобы сэкономить время. Фактически, для пользователей Gmail эта функция встроена прямо - почтовая программа может запоминать фразы, которые вы чаще всего используете в своих сообщениях, и позволяет вставлять их, просто нажав клавишу Tab.
15 Удалить после пересылки.
Shutterstock
Иногда мы получаем отправленные электронные письма, которые не должны быть адресованы нам в первую очередь. Может быть, это для кого-то еще в компании, или сосед по комнате, который оплачивает счета за электричество. В любом случае, это должно быть перед чужими глазами, а не нашими. Вместо того, чтобы просто пересылать и забывать, однако, удалите всю цепочку после передачи любой соответствующей информации. Это не ваше дело, так почему это должно занимать место в вашем почтовом ящике?
16 Используйте функцию архивирования.
Shutterstock
Если ваша электронная почта уже перегружена лишними сообщениями, хорошим первым шагом будет сделать решающий шаг и просто удалить все. С большей частью вы, вероятно, никогда не будете иметь дело с этим моментом, и человек, который ждал ответа, вероятно, забыл. Если вы не можете заставить себя сделать этот шаг, заархивируйте его - это лучше, чем ничего, и вы на шаг приблизитесь к мифическому «входящему нулю».
17 Отписаться от того, что вы не читаете.
Shutterstock
Вы когда-нибудь подписывались на новостную рассылку - или какую-то другую регулярную рассылку по электронной почте - только чтобы разлюбить ее, но при этом продолжать получать сообщения, которые чуть больше, чем камбала, в нижней части вашего почтового ящика? Вы когда-нибудь делали это 10, 20 или, я не знаю, 200 раз? Если так, то вы в хорошей компании. Возможно, именно поэтому бесплатное приложение Unroll.me зацепило такую точку опоры на рынке. После загрузки алгоритм Unroll.me собирает все ваши подписки на электронную почту, позволяя легко сортировать и / или отписываться. Кроме того, их функция "Свертывание" предлагает красивый формат для просмотра важных информационных бюллетеней, которые вам нравятся. Это также неограниченно: сервис доступен на всех устройствах.
Чтобы узнать больше удивительных секретов о том, как прожить свою лучшую жизнь, нажмите здесь, чтобы подписаться на нас в Instagram!
