Что касается коммюнике цифровой эры, никто не разделяет повсеместности хорошей, старомодной электронной почты. Каждый участвует в электронной почте. Фактически, согласно данным, собранным The Radicati Group, специализирующейся на исследованиях рынка, мы коллективно отправляем почти 270 миллиардов электронных писем в день . Написание электронных писем - такая запутанная, запеченная часть повседневной жизни, что она, как ходьба, разговоры и дыхание, должна стать для всех второй натурой. Другими словами, нет оправдания неправильному составлению электронного письма.
И все же многие электронные письма изобилуют ошибками. (Держу пари, что из этих 270 миллиардов в эту категорию попадают солидные 260 миллиардов.) Кроткие сюжетные линии, неискренние приветствия, опрометчивый выбор шрифта - о, и даже не заводите меня на двойной пробел ( или двойной дефис). Да, есть много вещей, которые вы можете испортить в процессе написания электронной почты. Здесь вы найдете наиболее частых нарушителей - и узнаете, как их исправить. Там, где раньше не было оправдания, сейчас действительно нет оправдания. И для более удивительного совета офисной жизни, изучите 25 Путей Genius, чтобы Покорять Перерыв Офиса.
1 Вы подписываете что-то, кроме «лучше».
Shutterstock
С уважением Спасибо Все мои лучшие Или просто ничего вообще. Есть бесчисленное количество подписок по электронной почте на выбор. Но при использовании многих из них, таких как эти четыре, вы рискуете оказаться слишком формальным, слишком холодным, слишком искусственным или слишком отчужденным (соответственно). Будьте осторожны, придерживаясь проверенного временем Best . По словам Патриции Нейпир-Фицпатрик, это работает для любой ситуации и находится прямо в центре формально-неформальной диаграммы Венна. Короче говоря, это ваша лучшая ставка.
2 Вы используете посторонние слова в цепях.
Как только разговор начинается, больше нет нужды, дорогой, спасибо или лучше . (Вдвойне, если вы работаете в тесном офисе, где разговор - это больше, чем просто необходимость охладить воду.) Приветствия и прощения просто загромождают вашу электронную почту и прерывают поток разговоров. Начните каждую цепочку с них, но отбросьте их как можно скорее.
3 Вы идете далеко за счет слов.
Shutterstock
Согласно исследованию 40 миллионов деловых писем, проведенному ребятами из Boomerang, приложения для повышения производительности, существует идеальная длина для коммерческих писем. Для максимальной эффективности убедитесь, что ваша электронная почта не короче 50 слов и не более 125. (Да, это включает в себя от четырех до шести слов, которые вы используете для привет и до свидания .) И для большего количества способов овладеть искусством электронного обмен сообщениями, изучите 17 электронных взломов Genius, которые улучшат вашу жизнь.
4 У тебя двойной интервал.
Shutterstock
Чтобы мгновенно себя состарить, поставьте два пробела в конце каждого предложения. Двойной пробел - практика, которую вы увидите в электронных письмах только от юристов, врачей и ваших бабушек и дедушек - возник в 19 веке как мандат на набор текста. В те времена чернила могли пятнами, и периоды могут не дойти до окончательного тиража. Дополнительное место служило, так сказать, подушкой ясности, чтобы гарантировать, что читатель наверняка будет знать, что предложение закончено.
Цифровая функциональная эра не нуждается в двойном пространстве вообще. Фактически, издательства, газеты и журналы прекратили практику двойного пробела еще в 1940-х годах , после появления IBM Executive, пишущей машинки высшего уровня. Ребята, это 2018. Вы должны делать интервалы между вашими предложениями. Эта.
Не. Подобно. Эта.
5 Вы двойные дефисы.
Shutterstock
Em-Dash (один из них: -) это то, что вы пытаетесь сделать. Нажмите клавиши Shift, Alt и дефис (этот: -) одновременно.
6 Вы используете неправильную мобильную подпись.
Конечно, вы видели несколько достойных подделок электронных подписей, большинство из которых, как правило, происходят от постоянно работающей толпы. («Отправлено с мобильного. Прошу прощения за любые сообщения», это классика.) Не допускайте тех же ошибок. Если вы отправляете электронное письмо с дороги, просто скажите это - буквально. По словам Бена Даттнера, исполнительного тренера, лучшая подпись для мобильной электронной почты, которую вы можете иметь, заключается в следующем: «Отправлено с дороги». Это ясно, эффективно, и даже идет с дополнительным бонусом вызывая вид Kerouac-подобной небрежности.
7 Вы неправильно копируете.
Shutterstock
Если вы копируете текст из внешнего источника, скажем, документа Word или электронной таблицы Excel, вам нужно очистить любое форматирование, прежде чем нажимать кнопку отправки . В противном случае ваш текст будет отображаться в папке «Входящие» получателя. Чтобы очистить форматирование, если вы один из миллиардов пользователей Gmail, выделите текст, который вам нужно очистить, и нажмите на маленькое поле «TX». Вы найдете это в самой правой части панели инструментов параметров форматирования. (Это кнопка, которая выглядит следующим образом: A. )
8 Вы определенно пишете неправильные сообщения ООО.
Как советует профессор бизнес-школы Университета Лояла в Чикаго Джейн Скаддер, существует один и только один формат, которому нужно следовать при составлении сообщения об отсутствии на работе:
Спасибо за твое электронное письмо. Я работаю со вторника, 12 июня по пятницу, 15 июня без доступа к электронной почте. Если это срочно, пожалуйста, свяжитесь по адресу. В противном случае я отвечу на все сообщения, когда вернусь .
Чтобы узнать подробности на уровне мелочей, например, закончить ли сообщение в последний день или в первый день - или указать номер телефона, которого нет, - просто обратитесь к нашему откровенно слишком полному руководству по этому вопросу.
9 Ты испортил вложения.
Shutterstock
Никогда не перетаскивайте вложенные изображения в электронное письмо. В ходе этого процесса вы можете указать размеры изображения или размер файла, что означает, что ваш получатель может получить версию фотографии с более низким разрешением (некрасивую и пиксельную). Вместо этого направьте себя к значку скрепки в своем электронном письме и найдите и загрузите файл таким образом.
10 Вы не гиперссылки.
Бросать URL-адреса случайно в тело письма - некрасиво, громоздко и, самое главное, легко исправить. Просто выделите текст, который вы хотите гиперссылку, нажмите Ctrl-K и вставьте URL-адрес в появившееся поле. Тогда ваш текст будет выглядеть так.
11 Вы используете слишком много периодов.
Язык развивается с течением времени, но я имею в виду не только слова с ртутными значениями или временные фразы, которые были утеряны в истории. Пунктуация тоже меняется. Возьмите период, например. На протяжении веков это означало, что предложение закончилось, и ничего больше. Он был совершенно лишен какой-либо субстанции или эмоций, кроме этого.
Но в наши дни, как отмечают исследователи из университетов Бингемтона и Рутгерса, окончание предложения в какой-то период может оказаться в лучшем случае кратким или, в худшем случае, злым. (Хотя вам не нужна наука, чтобы сказать вам, что каждое «Это нормально» или «Нет», которое вы получаете, выглядит как ловкость.) Так что, если это не официальное электронное письмо, минимизируйте использование периода. Используйте менее резкие знаки препинания - тире, эллипсы, запятые, двоеточия и точки с запятой - чтобы объединить свои мысли.
12 Вы делаете неправильные сюжетные линии.
Shutterstock
Большинство почтовых ящиков на рабочем столе обрезают строку темы на 60 символов. Однако на смартфонах этот дисплей отключается при количестве символов не более 25, в зависимости от устройства. (На больших экранах, таких как на iPhone 8 Plus, будет отображаться до 30 символов.) Чтобы обеспечить прочтение всей строки темы, делайте ее короткой и приятной. О, и не забудьте заполнить его. Немногие вещи более осмотрительны, чем получение письма «(без темы)» от незнакомца.
13 Вы используете неправильный шрифт.
Shutterstock
Гельветика банальна. Times New Roman высокомерен Comic Sans это… просто нет. При составлении писем придерживайтесь основного: без засечек. Это непритязательный и легко читаемый. Кроме того, шрифт отображается в каждом веб-браузере, поэтому ваше сообщение будет доставлено получателю в соответствии с его предназначением, без всякой стилизации шрифта (курсив, полужирный шрифт, подчеркивание - такие вещи).
14 Ты запихиваешь все в один абзац.
Shutterstock
Сковывание всего текста вместе неприглядно и, в зависимости от того, сколько вы говорите, дезорганизовано - в некоторой степени сбивает с толку. Следуйте этому правилу: каждый абзац должен иметь один пункт, и каждый пункт заслуживает своего собственного абзаца (даже если это всего лишь одно предложение). Разбейте свой текст соответственно.
15 Вы делаете опечатки.
Ты лучше этого.
Ари Нотис Ари - старший редактор, специализирующийся на новостях и культуре.